Bien gérer un hôtel, c'est pouvoir répondre chaque soir, sans être sur place, à quatre questions : combien d'argent est entré aujourd'hui, qui vous doit encore de l'argent, quelles chambres sont prêtes, et qu'est-ce qui a été décidé en votre absence. Si l'une de ces réponses dépend d'un cahier ou de la mémoire d'un employé, c'est là que votre hôtel perd de l'argent.
Hôtel, maison d'hôtes ou résidence meublée : voici les sept règles qui bouchent ces fuites, et la façon de les appliquer sans y passer vos soirées.
Tout noter au même endroit
Un cahier pour les arrivées, un autre pour la caisse, des messages pour le ménage, des fiches pour les clients : chaque support est un endroit où une information se perd ou se modifie. La première règle est d'en avoir un seul.
Un logiciel de gestion hôtelière réunit les séjours, les réservations, les fiches clients, la caisse et l'état des chambres. Chaque action est notée au moment où elle se fait, par la personne qui la fait. À la réception, on gagne aussi du temps : un client qui revient n'est plus ressaisi, on le choisit dans la liste.
Avant, on écrivait trop, et ça ralentissait l'enregistrement des clients. Depuis l'arrivée de l'application, on écrit peu et les rapports sont automatiques.
Une caisse qui tombe juste chaque soir
Le soir, vous devez savoir ce qui doit être dans la caisse, moyen de paiement par moyen de paiement : espèces, mobile money, carte. Si ce chiffre n'existe qu'à la fin du mois, un écart de quelques milliers de francs par jour passe inaperçu pendant des semaines.
Avec SageHotel, chaque paiement est enregistré au moment où il est reçu. La caisse du soir est calculée toute seule : il ne reste qu'à vérifier que l'argent présent correspond.
Suivre les impayés client par client
Un client qui part sans avoir tout réglé, un résident qui paie en plusieurs fois : sans suivi, ces sommes s'oublient. La règle est simple : chaque jour, savoir qui vous doit de l'argent, combien, et depuis quand.
C'est encore plus vrai pour les résidences meublées, où les longs séjours et les paiements échelonnés sont la norme. SageHotel suit les impayés client par client, nuit après nuit, et permet d'envoyer un rappel en un clic.
Aucune remise, aucune suppression, aucune grosse dépense sans votre accord
C'est la fuite la plus discrète, parce qu'elle ne laisse pas de trace dans un cahier :
- une remise accordée à un proche, sans que vous le sachiez ;
- un séjour encaissé, puis effacé du cahier ;
- une dépense gonflée, payée avant que vous ne l'ayez vue.
La règle : ces trois opérations doivent attendre votre validation. Dans SageHotel, une réduction ne compte que si vous l'acceptez, effacer un séjour demande votre accord, et une grosse dépense attend votre autorisation avant de sortir de la caisse. Vous recevez la demande sur votre téléphone, et vous acceptez ou refusez où que vous soyez.
Des chambres prêtes, et vous le savez
Un client qui attend une chambre pas encore faite, c'est une mauvaise première impression. L'état de chaque chambre doit être connu de tous, en temps réel : à nettoyer, en cours, prête.
Dans SageHotel, l'état des chambres et le ménage sont suivis en direct : l'équipe de ménage voit les chambres à faire, et la réception sait aussitôt lesquelles sont prêtes. Les rapports du jour sont prêts chaque matin.
Surveiller le stock et tenir une comptabilité propre
Savon, draps, papier toilette : une rupture se voit tout de suite par les clients, mais un stock qui disparaît se voit beaucoup plus tard. Suivez vos fournitures, et soyez prévenu avant qu'il manque quelque chose.
Côté chiffres, votre comptable n'a pas à recopier vos cahiers : SageHotel tient une comptabilité que vous exportez en un fichier Excel.
Piloter à distance
Être sur place tous les jours n'est pas possible, surtout si vous avez plusieurs établissements, une autre activité ou si vous voyagez. La dernière règle est de pouvoir tout suivre depuis votre téléphone.
Chaque soir, SageHotel vous envoie un résumé par WhatsApp ou par SMS : les chambres occupées, l'argent reçu, les impayés à suivre, les demandes à valider. Et à tout moment, l'application mobile vous montre l'encaissé du jour, ce qui reste à percevoir et les points d'attention.
L'application me facilite le suivi de mon hôtel, où que je sois. Aujourd'hui, je ne m'inquiète plus de ce qui se passe quand je ne suis pas là : je le sais déjà.
Combien coûte un logiciel de gestion hôtelière
SageHotel a été créé avec l'Hôtel Paradisias, à Man, puis ouvert à tous les établissements : hôtels (bar et restaurant compris), maisons d'hôtes et résidences meublées. Les prix sont en francs CFA, payables par mobile money, avec un nombre d'employés illimité dans toutes les formules.
| Formule | Pour qui | Prix |
|---|---|---|
| Essentiel | 1 établissement, jusqu'à 8 chambres | 29 900 F CFA / mois |
| Pro | Jusqu'à 2 établissements, 20 chambres incluses | 49 900 F CFA / mois, + 4 000 F par chambre au-delà de 20 |
| Groupe | Établissements illimités, 40 chambres incluses | dès 99 900 F CFA / mois, + 3 000 F par chambre au-delà de 40 |
Toutes les formules comprennent l'application mobile, la caisse, le suivi des impayés, les validations à distance, le rapport quotidien et les alertes par WhatsApp ou SMS sans limite, le stock, la comptabilité avec export Excel, et une page publique pour recevoir des demandes de réservation. Vos informations restent à vous : sur demande, elles vous sont remises.
Par où commencer
Pas d'installation ni de technicien : SageHotel se met en place en une soirée.
- Créez l'établissement : son nom, sa ville, son pays. Un code par SMS confirme l'inscription, sans adresse e-mail. Comptez 5 minutes.
- Ajoutez vos chambres : vos types de chambre et leurs prix, puis toutes les chambres d'un coup, par exemple de 1 à 24 sans la 13. Comptez 10 minutes.
- Invitez votre équipe : un lien par employé. Chacun ne voit que ce qui le concerne : la réception les clients et la caisse, le ménage les chambres.
Récapitulatif
| Règle | La question à laquelle elle répond |
|---|---|
| Tout noter au même endroit | Où est l'information ? |
| Une caisse qui tombe juste | Combien est entré aujourd'hui ? |
| Suivre les impayés | Qui me doit de l'argent, et depuis quand ? |
| Valider remises, suppressions et dépenses | Qu'est-ce qui a été décidé sans moi ? |
| Des chambres prêtes | Puis-je accueillir le prochain client ? |
| Stock et comptabilité | Que manque-t-il, et que dira mon comptable ? |
| Piloter à distance | Que se passe-t-il quand je ne suis pas là ? |
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